Κατασκευή εκθεσιακού σταντ - Γιάννης Κριτσωτάκις

8 Ιουνίου 2022

Το κλασικό ερώτηµα που απασχολεί τους περισσότερους εκθέτες είναι: «Πρέπει να κάνω δική µου κατασκευή ή να δεχτώ ένα από τα σχέδια που µου προτείνει ο Οργανωτής;»

Η απάντηση είναι απλή. Η εξατοµικευµένη κατασκευή συνεπάγεται φροντίδα και υψηλό κόστος, αποζηµιώνει όµως τον εκθέτη µε την έννοια ότι µέσω αυτής επιτυγχάνεται η διαφοροποίησή του και η καλύτερη δυνατή ανάδειξη της εταιρικής του ταυτότητας.

Με την προϋπόθεση ότι η θέση σας στην έκθεση είναι σταθερή, το µειονέκτηµα του υψηλού κόστους µπορεί να µετριαστεί µε την επαναχρησιµοποίηση των υλικών του σταντ µέχρι και τρεις φορές.

Τα καθιερωµένα συστήµατα κατασκευής που αποτελούνται από σκελετούς κραµάτων αλουµινίου διαθέτουν ευκαµψία και αποτελούν µια σχετικά οικονοµική λύση. Όσον αφορά στην αδυναµία τους να προσδώσουν ξεχωριστή δυναµική στο σταντ, αυτή µπορεί να γεφυρωθεί µε τη χρησιµοποίηση διαφόρων αξεσουάρ, όπως τα φωτιστικά, τις βιτρίνες κ.ά.

Η επιλογή σχεδιαστή/κατασκευαστή προϋποθέτει έρευνα σχετικά µε:

✓ Την εξειδίκευσή του στην εσωτερική αρχιτεκτονική και την εµπειρία του στις Εκθέσεις

✓ Τις ικανότητές του να καλύψει σφαιρικά όλες τις ανάγκες του σταντ από τη δοµή, το φωτισµό, τα γραφιστικά στοιχεία µέχρι και τη διακόσµηση και προφανώς

✓ Το πελατολόγιό του

Με την προϋπόθεση ότι η επιλογή σας είναι σωστή, η επιχείρηση συµφώνησε να αναλάβει το σταντ και εσείς συµφωνήσατε κατ’ αρχήν µε το οικονοµικό πλαίσιο (κόστος κατά τ.µ.) και τον αριθµό των προσχεδίων που θα σας υποβάλλει για επιλογή, στις υποχρεώσεις σας περιλαµβάνονται η γραπτή ενηµέρωση της αναδόχου εταιρείας στα ακόλουθα σηµεία:

α) Γενική πληροφόρηση, ήτοι: Έκθεση (χαρακτήρας), αίθουσα, µέγεθος και τύπος σταντ, Κανονισµός συµµετοχής

β) Ταυτότητα της επιχείρησής σας

• Ποιος είστε (ιστορικό)
• Τι κάνετε σήµερα και πόσο γνωστοί είστε στην αγορά
• Ποια τα εκθέµατά σας (δυνατά και αδύνατα)
• Ποιοι οι ανταγωνιστές σας παρόντες και µη στην Έκθεση
• Ποια τα στοιχεία της εταιρικής σας ταυτότητας (λογότυπο, σήµατα, χρώµατα κ.λπ.)

γ) Τι επιδιώκετε µε τη συµµετοχή σας;

• Πόσοι και ποιοι είναι οι αναµενόµενοι και οι στοχευόµενοι επισκέπτες;
• Ποιοι οι γενικοί και οι ειδικοί στόχοι σας κατά βαθµό σπουδαιότητας;
• Πώς συνηθίζουν να κάνουν την παρουσία τους οι κύριοι ανταγωνιστές σας;
• Ποια είναι η συνολική εικόνα που θέλετε να δώσετε προς τα έξω;

δ) Τι χαρακτήρα θέλετε να έχει το σταντ σας; (π.χ. κλασικό, παραδοσιακό, καινοτόµο κ.λπ.)

• Υπάρχει χρωµατική δέσµευση;

ε) Τι προγραµµατίζετε κατά τη λειτουργία;

• Ποιες πρωτοβουλίες ∆ηµοσίων Σχέσεων προβλέπετε;
• Ποια από τα εκθέµατά σας είναι ηγετικά, εµπορικά κ.ο.κ. και τι στοχεύετε;
• Ποιο είναι το σχέδιο επικοινωνίας σας (concept) µε τους επισκέπτες και τα ΜΜΕ;
• Ποιες οι ανάγκες σας σε χώρο για την προβολή των Εκθεµάτων; (επιδείξεις κ.λπ.)
• Ποιες οι ανάγκες σας σε βοηθητικούς χώρους; (αποθήκη, bar, χώρος επαφών κ.λπ.)
• Τι προωθητικό υλικό διαθέτετε;
• Ποια εικαστικά και γενικότερα οπτικο-ακουστικά στοιχεία έχετε ανάγκη;
• Ποια και πόσα άτοµα προβλέπετε να πλαισιώσουν το σταντ;

Με τα παραπάνω στοιχεία «εξοπλίζετε» τον σχεδιαστή/κατασκευαστή να σας προτείνει λύσεις προσαρµοσµένες στο πνεύµα της Έκθεσης και τους στόχους σας.

ΧΡΥΣΟΣ ΚΑΝΟΝΑΣ:  Αποφύγετε τη συνεργασία µε εταιρεία που δεν σας ζήτησε από µόνη της και επίµονα τις παραπάνω πληροφορίες. Η αποτυχία του σχεδίου είναι δεδοµένη. Εφόσον η κατασκευή εξατοµικευµένου σταντ είναι αδύνατη, η προσφυγή στην ενοικίαση ενός από τα τυποποιηµένα σταντ (Rental system stands) που προσφέρονται από τον Οργανωτή είναι µονόδροµος.

Το αρνητικό στοιχείο της µη διαφοροποίησης, µπορεί να µετριαστεί µε τη χρησιµοποίηση δυνατών εικαστικών στοιχείων, στο πλαίσιο πάντοτε των δεσµεύσεων που προβλέπονται από τον Οργανωτή. Όταν όµως τα τυποποιηµένα σταντ αποτελούν κοινό µέτρο για όλους τους εκθέτες, το βάρος της εξατοµίκευσης µετατοπίζεται στη θέση, το µέγεθος, τα γραφιστικά στοιχεία και τον τρόπο της παρουσίασης.

Η περίπτωση συµµετοχής σε Εθνικό Περίπτερο έχει πολλά κοινά στοιχεία µε την ενοικίαση. Το κυριότερο είναι η αδυναµία να επιφέρετε στοιχειώδεις αλλαγές στην υφιστάµενη δοµή του σταντ. Στην πράξη βέβαια το πρόβληµα δεν είναι τόσο µεγάλο, γιατί κατά το σχεδιασµό των Εθνικών Περιπτέρων λαµβάνεται σοβαρά υπόψη η ποιοτική σύνθεση των εκθετών και ο χαρακτήρας της Έκθεσης.

Για τις επιχειρήσεις, τέλος, των οποίων τα εκθέµατα επιβάλλουν τη συµµετοχή σε εξωτερικό χώρο (π.χ. ογκώδη εκθέµατα, οχήµατα κ.λπ.) το σταντ διαφέρει από εκείνο του εσωτερικού χώρου, αφού οι ανάγκες για προστασία από τις καιρικές συνθήκες και εντοπισµό της επιχείρησης υπαγορεύουν διαφορετικό χειρισµό.  Η συµµετοχή γίνεται µε εξατοµικευµένα σταντ, όπως ειδική σκηνή, αερο-αίθουσα, τροχόσπιτο, container κ.ά. για τα οποία απαιτείται η τήρηση των τεχνικών προδιαγραφών (Technical Regulations) που θέτει ο Οργανωτής ως προς το ύψος, τη δοµή, τα διαφηµιστικά στοιχεία και ειδικότερα την ασφάλεια (ηλεκτρική εγκατάσταση κ.λπ.). (Stand safety, stand structures, Advertising on the open-area site/flags, Lighting protection, Fire prevention).

 Δρ. Γιάννης Κριτσωτάκις

Aπό το βιβλίο «Εμπορικές Εκθέσεις, ο δρόμος για την επιτυχία» Εκδόσεις ΣXHMA & XPΩMA.

Ο κ. Κριτσωτάκις είναι Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Επίσης, είναι πρώην Διευθυντής στο Ινστιτούτο Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο.