Φάση της προετοιμασίας – Γιάννης Κριτσωτάκις

30 Μαρτίου 2022

Η επιλογή της κατάλληλης έκθεσης και ο καθορισµός των συγκεκριµένων στόχων συµµετοχής αποτελούν τη βάση πάνω στην οποία βασίζεται η προετοιµασία, η οποία δεν είναι άλλη από τη δεύτερη και τελευταία φάση του Προ-εκθεσιακού σταδίου. Η προετοιµασία της συµµετοχής είναι η ίδια, ανεξάρτητα από τον τόπο και τον τρόπο της συµµετοχής (εσωτερικό ή εξωτερικό) και προϋποθέτει:

✓ ∆όµηση όχι πάνω σε πρόσωπα, αλλά στις ανάγκες που απορρέουν από τις απαιτήσεις των επί µέρους ενεργειών

 ✓ Στήριξη κάθε ενέργειας σε συγκεκριµένο χρονοδιάγραµµα µε προδιαγεγραµµένη τη διαδικασία ελέγχου και

✓ Ύπαρξη συνοχής, που στη πράξη σηµαίνει ότι:

• υπάρχει οµοφωνία της στρατηγικής µάρκετινγκ µε τους στόχους της συµµετοχής
• οι στόχοι είναι εφικτοί και κατανοητοί από τους εσωτερικούς και τους εξωτερικούς συνεργάτες
• ο προϋπολογισµός είναι ανάλογος των κονδυλίων που διατίθενται από τους ισοδύναµους ανταγωνιστές

Η πρώτη και σηµαντικότερη κίνηση κατά τη φάση της Προετοιµασίας είναι ο ορισµός του προσωπικού που θα ασχοληθεί µε την έκθεση και η κατάρτιση του σχετικού χρονοδιαγράµµατος δράσης.

Η οργάνωση της συµµετοχής προϋποθέτει την ύπαρξη µιας γλωσσοµαθούς στενά συνεργαζόµενης οµάδας ατόµων, η οποία αποτελείται τόσο από εξωτερικούς συνεργάτες, όσο και από στελέχη της επιχείρησης.

Ενώ στην πρώτη κατηγορία εµπίπτουν ο σχεδιαστής, ο γραφίστας, ο κατασκευαστής, ο µεταφορέας, ο εκτελωνιστής κ.ά., η δεύτερη περιλαµβάνει τα συναρµόδια στελέχη της επιχείρησης και πάνω απ’ όλα τα άτοµα που προορίζονται να πλαισιώσουν το σταντ.

Μπορεί τα άτοµα που θα ασχοληθούν µε την έκθεση να έχουν διαφορετικές αρµοδιότητες, ο στόχος τους όµως είναι κοινός: η επιτυχία της συµµετοχής. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος που η επιλογή τους πρέπει να γίνεται µε βάση τα κριτήρια:

✓ συναδελφικότητας

✓ εξειδίκευσης-αρµοδιότητας

✓ οργανωτικής και επικοινωνιακής ικανότητας/εµπειρίας.

Η ποσοτική και ποιοτική σύνθεση του προσωπικού (εσωτερικοί συνεργάτες) εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως είναι:

✓ Το είδος της έκθεσης (γενική, κλαδική, ελεύθερη για το κοινό, κ.λπ.)

✓ Το µέγεθος του σταντ

✓ Το εύρος των στοχευόµενων οµάδων επισκεπτών

✓ Οι ιδιαιτερότητες των στόχων συµµετοχής και ασφαλώς

✓ Η φύση των εκθεµάτων (καταναλωτικά/επενδυτικά ή υπη[1]ρεσίες).

Σε κάθε περίπτωση, δεσπόζουσα φυσιογνωµία είναι το άτοµο που προορίζεται να αναλάβει την ευθύνη του σταντ ως ∆ιευθυντής. Αυτό, ορίζει το προσωπικό, χειρίζεται όλα τα θέµατα κατά την προετοιµασία και τη λειτουργία και συντάσσει την έκθεση απολογισµού.

Η απαιτητικότητα των εκθέσεων επιβάλλει την πλαισίωση του σταντ µε προσωπικό, του οποίου η εκπαίδευση αρχίζει από τη γενική ενηµέρωση, σχετικά µε τον χαρακτήρα της έκθεσης για να φτάσει στην ειδική ενηµέρωση που περιλαµβάνει:

• τους τρόπους προαγωγής της εταιρικής ταυτότητας
• την ενηµέρωση γύρω από τους συγκεκριµένους στόχους της συµµετοχής και

• την τεχνική επικοινωνίας προσαρµοσµένη στο επίπεδο των στοχευόµενων οµάδων και τη φύση της προσφοράς.

Εκτός από τη βαθιά γνώση του αντικειµένου, η τελική απόδοση του προσωπικού εξαρτάται από:

➢ τη θέλησή του για εργασία

➢ την καλή ψυχοσωµατική του κατάσταση

➢ την εµφάνιση, που πρέπει να είναι ανάλογη µε την κουλτούρα της επιχείρησης και του χαρακτήρα της έκθεσης και

➢ την επικοινωνιακή του ικανότητα

Όσον αφορά ειδικότερα στην εµφάνιση, αυτή εκφράζει το µέτρο του αυτοσεβασµού και της εκτίµησης απέναντι στους επισκέπτες. Το σωστό ντύσιµο, που δεν είναι άλλο από το κοµψό ντύσιµο, αντανακλά στο κύρος της επιχείρησης, γι’ αυτό και η προσαρµογή στον άτυπο κώδικα ένδυσης που οι εκθέσεις έχουν επιβάλλει, αποτελεί προϋπόθεση για αποδοχή.

Ανάλογης προσοχής µε την ένδυση πρέπει να απολαµβάνουν η στάση του σώµατος στο χώρο και οι συνήθειες που οφείλουν να είναι προσαρµοσµένες στους κανόνες µιας διεθνώς αποδεκτής επικοινωνιακής συµπεριφοράς.

Εκτός από την εξωτερική εµφάνιση σηµασία έχει και η εσωτερική στάση, δηλ. η ροπή συµπεριφοράς απέναντι στα άτοµα, στις ιδέες ή και στα αντικείµενα ακόµη.

Η επιλογή του προσωπικού µε εξω-επαγγελµατικά κριτήρια τα οδηγεί σε αρνητική εσωτερική στάση, ενώ αντίθετα η επαγγελµατική επάρκεια, η αυτοπεποίθηση, η ηθική ικανοποίηση, η πίστη στην επιχείρηση, κ.ά. δηµιουργούν τις προϋποθέσεις θετικής εσωτερικής στάσης.

Τέλος, ως προς τον αριθµό των ατόµων που είναι απαραίτητο να πλαισιώνουν ένα σταντ δεν υπάρχει συνταγή, αφού αυτός αποτελεί συνάρτηση πολλών παραγόντων. Υπάρχει όµως ένας χρυσός κανόνας: Ακόµη και για το µικρότερο σταντ απαιτούνται δύο άτοµα.

 Δρ. Γιάννης Κριτσωτάκις

Aπό το βιβλίο «Εμπορικές Εκθέσεις, ο δρόμος για την επιτυχία» Εκδόσεις ΣXHMA & XPΩMA.

Ο κ. Κριτσωτάκις είναι Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Επίσης, είναι πρώην Διευθυντής στο Ινστιτούτο Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο.