Εκθεσιακές Συμβουλές - Ιωάννης Κριτσωτάκις

3 Φεβρουαρίου 2022

Η συµµετοχή σε µια Εµπορική Έκθεση, οργανικά εντεταγµένη στο µείγµα επικοινωνίας της επιχείρησης όπως είναι, διαφοροποιείται από τις παραµέτρους του µείγµατος ∆ιαφήµιση και ∆ηµόσιες Σχέσεις λόγω της αµεσότητας της επαφής µε τον επισκέπτη και της ζωντανής διερεύνησης του ανταγωνισµού µε σχετικά µικρό κόστος.

H συµµετοχή, ωστόσο, αποτελεί περίπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία και συνεπάγεται κόστος για την επιχείρηση. Γι’ αυτό και η οργάνωσή της προϋποθέτει µεθοδική προετοιµασία, «βήµα προς βήµα», όσον αφορά στην προσέγγιση της απόφασης για συµµετοχή, της προετοιµασίας της συµµετοχής και της επικοινωνίας µε τον επισκέπτη στο σταντ.

Η διαδικασία συµµετοχής σε µια έκθεση έχει τρία βασικά, διαδοχικά στάδια.

Πρώτο είναι το ΠΡΟ-ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ ΣΤΑ∆ΙΟ. Στο στάδιο αυτό περιλαµβάνεται η φάση της Απόφασης για την οποία, λόγω του επιτελικού της χαρακτήρα, αρµόδιο είναι το τµήµα µάρκετινγκ.

 Κατά τη φάση αυτή:

• εξετάζεται η σκοπιµότητα ή µη της συµµετοχής
• καθορίζονται λεπτοµερώς οι στόχοι κατά βαθµό προτεραιότητας
• καταγράφονται οι οµάδες-στόχοι των επισκεπτών
• γίνεται επιλογή της έκθεσης και
• καταρτίζεται ο προϋπολογισµός

Ακολουθεί η φάση της Προετοιµασίας η οποία έχει καθαρά εκτελεστικό χαρακτήρα.

Κατά τη φάση αυτή:

• ορίζεται το προσωπικό που θα ασχοληθεί µε την έκθεση
• και γίνεται η περιγραφή των καθηκόντων του
• καταρτίζεται το χρονοδιάγραµµα δράσης και
• ξεκινά η διαδικασία οργάνωσης, η οποία περιλαµβάνει τις
• εξής αλληλοεξαρτώµενες δράσεις:

• την τήρηση των δεσµεύσεων που απορρέουν από τον Κανονισµό Συµµετοχής του Οργανωτή,
• την κατασκευή του σταντ,
• την προετοιµασία των εκθεµάτων και τη µεταφορά τους, και
• την προβολή της συµµετοχής µε στόχο την προσέλκυση επισκεπτών.

Μετά το πρώτο στάδιο ακολουθεί το δεύτερο, το οποίο είναι το ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ ΣΤΑ∆ΙΟ.

Αυτό συµπίπτει µε τη διάρκεια της Έκθεσης και καλύπτει τη φάση της Λειτουργίας. Σε αυτό το στάδιο, επιδιώκεται η υλοποίηση των στόχων συµµετοχής ήτοι η επικοινωνία µε τους επισκέπτες και η συγκέντρωση πληροφοριών αγοράς.

Τέλος, εξίσου σημαντικό είναι και το τρίτο στάδιο, το ΜΕΤΑ-ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ.

Το τελευταίο αυτό στάδιο περιλαµβάνει τη φάση του Αποτελέσµατος κατά την οποία γίνεται η επιµέλεια των επαφών που πραγµατοποιήθηκαν, ο έλεγχος του αποτελέσµατος και συντάσσεται η έκθεση απολογισµού.

∆εν υπάρχει καµιά αµφιβολία ότι και ο πλέον αµύητος στις εκθέσεις επιχειρηµατίας ακολουθεί υποχρεωτικά τα παραπάνω βήµατα. Το αποτέλεσµα ωστόσο είναι τελείως διαφορετικό για τους επιχειρηµατίες που:

✓ αποφασίζουν τη συµµετοχή τους µε εξω-οικονοµικά κριτήρια

✓ αφιερώνουν για την προετοιµασία µερικές µόνο εβδοµάδες, αντί των, κατά µέσο όρο, 6 µηνών που απαιτούνται συνολικά

✓ περιορίζουν τους στόχους τους µόνο στις άµεσες πωλήσεις

✓ υποβαθµίζουν τη σηµασία της προβολής για την προσέλκυση επισκεπτών

✓ δεν επενδύουν στην εκπαίδευση του προσωπικού τους

✓ αγνοούν ότι η επικοινωνία στο σταντ, η οποία, αν και εµπίπτει στη λεγόµενη βιοµηχανική πώληση  (B2B), εµπεριέχει πολλά από τα στοιχεία της επικοινωνίας µε τον τελικό καταναλωτή (B2C) γι’αυτό και είναι περίπλοκη και

✓ υποβαθµίζουν τη σηµασία των µετά την Έκθεση εργασιών

έναντι αυτών, που εντάσσουν τις εκθέσεις οργανικά στο µείγµα της επικοινωνίας και προετοιµάζουν τη συµµετοχή τους µεθοδικά και µε την απαιτούµενη εκθεσιακή συνείδηση.

Δρ. Ιωάννης Κριτσωτάκις

Ο κ. Κριτσωτάκις είναι Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Επίσης, είναι πρώην Διευθυντής στο Ινστιτούτο Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο .